행정전화 녹취시스템 운영․관리 방침

전주대학교(“이하 ”본교“라 한다)는 녹취시스템 운영․관리 방침을 통해 본교에서 처리하는 녹음 파일이 어떠한 용도와 방식으로 이용․관리되고 있는지 알려드립니다.

제1조(녹취시스템 설치 근거 및 목적)

1. 행정전화 녹취시스템 운영·관리 방식을 명시화하고 책임자 지정으로 우리 대학 구성원의 권익 강화와 개인정보 보호를 목적으로 한다. 

2. 관련근거 

 가.「통신비밀보호법」제3조 제1항, 제14조 제1항 

 나.「개인정보보호법」제15조 제1항, 제35조 

 다.「산업안전보건법」제41조(고객의 폭언 등으로 인한 건강장해 예방조치 등)

 라.「전주대학교 개인정보처리방침」

제2조(용어의 정의)

1. “행정전화”란 본교 전화교환시설을 통해 제공되는 행정업무용 전화를 말한다.

2. “녹취시스템”이란 행정전화 통화내용을 저장할 수 있는 장치를 말한다.

3. “녹취정보”란 녹취시스템을 통해 전화통화 내용이 녹음된 파일을 말한다.

4. “운영부서”란 녹취시스템 및 녹취정보를 관리하는 시설지원실을 말한다.

5. “당사자”란 행정전화를 매개로 한 송신인과 수신인을 의미한다.

제3조(운영범위)

제4조(관리책임자 지정 및 역할)
 행정전화 녹취정보를 보호하고 녹취정보 열람․제공 등 개인정보 사항을 처리하기 위해, 책임자 지정 및 주요역할은 다음과 같다. 

제5조(녹취시스템 운영·사용 원칙)

1. 녹취정보는 녹취시스템의 설치 목적에 부합하는 범위 안에서 수집되어야 하며, 누구든지 공개되지 아니한 타인간의 전화를 녹음하거나 청취할 수 없다.

2. 통화 전 녹음사실을 통화 상대방에게 고지한 후 녹음을 실시한다. 단, 녹음 중 개인정보(성명, 연락처, 생년월일 등) 수집 시에는 별도로 동의를 구한다.

3. 녹취정보는 녹음한 날로부터 5년간 보존하며, 보존기간이 만료된 녹취정보는 삭제 처리한다. 보존 기간 내에 녹취정보를 저장한 하드디스크가 시스템에서 분리되는 경우에는 정보취급자가 동 디스크를 안전하게 관리하여야 한다.

4. 녹취정보의 개인정보보호 안전성을 확보하기 위하여 접근 권한을 최소한의 인원으로 제한하고, 녹취정보가 도난･유출되지 않도록 보호조치를 마련하여야 한다.

5. 그 외의 사항에 대하여는 ｢개인정보 보호법｣ 및 ｢전주대학교 개인정보처리방침｣을 준수하고 ｢영상정보처리기기운영·관리방침｣에 준하여 운영·관리한다.

제6조(녹취정보의 열람 및 제공)

1. 본교는 아래와 같은 경우 녹취정보를 제공할 수 있다.

 가. 민원 처리 담당자가 민원인의 폭언 등으로 인한 소송 증거자료로 필요한 경우

 나. 민원 처리 담당자가 민원 응대내용에 대하여 민원인의 의견이 달라 확인이 필요한 경우

 다. 수사기관의 수사와 공소의 제기 및 법원의 재판업무 수행을 위하여 필요한 경우

 라. 청구인의 권리보호를 위해 총괄부서 또는 자체 운영부서에서 필요하다고 인정하는 경우

2. 녹취정보를 열람 또는 제공받고자 하는 자는 [별지 제1호 서식]에 따라 시설지원실에 공문으로 요청하여야 한다.

3. 제2호에 따라 녹취정보의 열람 또는 제공을 요청한 자는 정보취급자의 사전검토 후 직접 방문하여 본인여부를 확인받고 녹취정보를 열람하거나 USB를 통하여 제공받을 수 있다.

4. 접근 권한자는 요청자의 본인 여부를 확인한 뒤 녹취정보를 열람･제공하며, 그 사실을 [별지 제2호 서식]에 작성하여 관리하여야 한다.

5. 본교는 통화 당사자가 아닌 제3자에게 녹취정보를 열람･제공할 수 없다. 단, 아래의 경우에는 그러하지 아니한다.

 가. 통화 당사자 모두의 동의가 있는 경우

 나. 다른 법률에 특별한 규정이 있는 경우

 다. 위 사항 외에 ｢개인정보 보호법｣ 제18조 제2항에 해당하는 경우

제7조(녹취시스템 관리 등 안전성 확보)

1. 행정전화 녹취시스템이 설치되어 있는 통신실은 통제구역으로서 출입자 관리대장을 비치한다.

2. 총괄책임자는 본 지침의 시행 및 운영에 있어 보완이 필요할 경우, 정보취급자와 검토하여 즉시 보완하여야 한다.

제8조(비밀준수의 의무)

전화 녹취 정보를 열람 및 제공받은 자는 직무상 녹취한 정보를 누설 또는 권한 없이 처리하거나 타인에게 제공하는 등 부당한 목적으로 사용하여서는 아니 된다.

제9조(개인정보 처리방침 변경에 관한 사항)

행정전화 녹취시스템 운영·관리 방침은 법령·정책 변경에 따라 내용의 추가․삭제 및 수정이 있을 경우에는 대학 홈페이지를 통해 이를 공지하여야 한다.